POLISI TADBIR URUS PENDEDAHAN MAKLUMAT

1.0 PENGENALAN

  1. Elegant World (M) Sdn. Bhd. dan kumpulan syarikat (“Kumpulan”) komited dalam menjalankan aktiviti perniagaan dengan berintegriti, beretika dan bertanggungjawab.
  2. Polisi Tadbir Urus Pendedahan Maklumat (“Polisi”) ini dibentuk dengan tujuan: i) melindungi nilai integriti Kumpulan dalam pengendalian aktiviti perniagaannya; ii) menubuhkan saluran aduan dan panduan yang lebih kukuh untuk Kakitangan dan Pihak Bersekutu berkenaan kebimbangan atau sebarang pelanggaran; dan iii) menjamin kerahsiaan pemberi maklumat dan melindungi mereka daripada sebarang pemerasan.

2.0 SKOP DAN PELAKSANAAN

  1. “Pendedahan Maklumat” adalah pendedahan atau aduan sukarela (berserta bukti dan maklumat terperinci) tentang individu atau syarikat oleh seseorang yang memiliki keistimewaan mengakses maklumat berasaskan bukti bagi sebarang Salah Laku (seperti ditakrifkan dibawah) yang berlaku dalam Kumpulan.
  2. “Pemberi Maklumat” merujuk kepada individu yang mendedahkan maklumat berkenaan Perlakuan Salah (seperti ditakrifkan dibawah) mengikut polisi.
  3. “Salah Laku” merujuk kepada sebarang tindakan yang terbukti melanggar polisi ABC atau undang-undang, atau sebarang usaha menyembunyikan salah satu atau kedua-duanya sekali.
  4. Polisi ini terpakai ke atas Kakitangan dan Pihak Bersekutu Syarikat yang mempunyai hubungan tugas atau perniagaan dengan Kumpulan.
  5. Polisi ini tidak terpakai bagi sebarang rungutan pekerja, yang seharusnya dikendalikan sesuai dengan panduan dan rujukan Bahagian Sumber Manusia.
  6. Mana-mana Pemberi Maklumat yang bercadang untuk mengemukakan aduan tentang sebarang Salah Laku perlu mempunyai alasan kukuh, melakukannya dengan kejujuran yang tinggi dan demi kebaikan Kumpulan.
  7. Elemen kejujuran dianggap lemah sekiranya:- i)individu terbabit tidak mempunyai pengetahuan atau fakta kukuh terhadap aduan yang dibuat; atau ii) individu berkenaan menyedari laporan dikemukakan adalah tidak benar, dibuat secara membuta tuli atau bertujuan untuk menyakiti; atau iii) aduan dibuat dengan niat jahat, motif tersembunyi atau untuk kepentingan diri.

3.0 PROSEDUR ADUAN

  1. Semua aduan hendaklah dibuat secara bertulis dan emel (bersertakan Lampiran A: Aduan Pendedahan Maklumat) ke abc.compliance@elken.com. Laporan perlu disertakan maklumat lengkap Salah Laku, bersama bukti atau maklumat sokongan. Sebarang aduan yang diterima tanpa identiti Pemberi Maklumat tidak akan dilayan.

4.0 PERLINDUNGAN PEMBERI MAKLUMAT

  1. Pemberi Maklumat yang mengemukakan aduan dengan jujur akan dilindungi dari sebarang tindakan balas akibat dari pendedahan yang dibuatnya dan dan identitinya akan dirahsiakan dan dilindungi setakat yang praktik.
  2. Pemberi Maklumat yang membuat pendedahan tidak jujur dan didapati dengan sengaja memalsukan pengakuan dengan niat jahat akan berdepan tindakan disiplin atau undang-undang mengikut kesesuaian.

5.0 SARINGAN & SIASATAN

  1. Jawatankuasa Anti-Suapan & Anti-Rasuah (ABC) akan menyaring dan membuat penilaian terhadap pendedahan yang dibuat Pemberi Maklumat untuk menetapkan sama ada ianya bertepatan dengan skop polisi. Pemberi Maklumat mungkin diperlukan untuk mengemukakan maklumat dan penjelasan tambahan sekiranya perlu.
  2. Berdasarkan penemuan awal, ABC akan memutuskan sama ada perlu untuk melantik orang diberi kuasa bagi menjalankan siasatan selanjutnya.
  3. Selepas siasatan dibuat, ABC akan menentukan merit pendedahan Pemberi Maklumat dan membuat keputusan, termasuk tetapi tidak terhad kepada perkara berikut:
    1. Memulakan siasatan penuh dengan menubuhkan Jawatankuasa Tadbir Pemberi Maklumat (WGC) sekiranya penemuan awal menunjukkan dengan jelas asas untuk penyiasatan selanjutnya ; atau
    2. Menolak aduan Pemberi Maklumat sekiranya penemuan awal menunjukkan tidak ada asas untuk penyiasatan selanjutnya; atau ; atau
    3. Tentukan tindakan lain yang dianggapkan lebih sesuai oleh ABC

Untuk Carta Prosedur Pemberi Maklumat, sila rujuk Lampiran B.